Najosnovniji konferencijski sustav sastoji se od mikrofona, pojačala, zvučnika i stolnih uređaja za prikaz (kao što su stolni pametni terminali i LCD monitori). Kombinacija ovih uređaja čini konferencijski sustav koji služi za prijenos zvuka, prikaz informacija i pojačavanje zvuka, omogućujući korisnicima da vide, čuju i govore.
S tehnološkim napretkom i sve većim funkcionalnim zahtjevima, posebice širokom uporabom računala i mreža, opseg konferencijskih sustava se proširio. Sada uključuje glasovanje/izbore/odluku, videokonferencije, videokonferencije na daljinu, telefonske konferencije, simultano prevođenje i zaslone na radnoj površini. To su temeljni elementi modernog konferencijskog sustava, a pojavio se niz srodnih uređaja, kao što su centralna kontrola, kontrola temperature, kontrola rasvjete, kontrola zvuka i kontrola napajanja. Potaknut modernim tehnološkim razvojem, konferencijski sustav sada se definira kao kompletan skup hardvera i softvera koji se odnosi na sastanke.
